■ひさびさ、デジタル話です。毎日必ず読み書きするパソコンのメールの話。
大変お恥ずかしながらわたし、メールの処理が下手で…ついこの前まで、「受信メール2000件」くらい溜め込んでいました(ﾟｰﾟ;
仕事で大事なメール、友人からのプライベートメール、購読しているメルマガ、どうでもいいネットショップからのメルマガなど、必要・不必要なもの、新しいもの古いものがごっちゃごちゃ。
■なんでもそうですが、わたしの仕事は「一度紙に出版したものは、二度と修正できない」ので、特に間違いが許されないのです。編集作業についてはもう20年近くやってるので、間違いがないよう慣れてはいますが、こんなにメールがごちゃごちゃしていては、いつか取り返しのつかないミスが起きるからなんとかせねば！と思っていました。
■ある日一念発起し、メール処理の方法を書いたこの本を読んだら、目からウロコがぼろぼろと音がしそうなほど落ちて。ホリエモンこと堀江貴文さんが、10年以上前に書いた本です。 ライブドア時代に書いた本。あの事件のことは置いておいて、当時堀江さんは社長として、社内外から洪水のように来る毎日5000通（！）ものメールを読み、それを処理していくのが主な仕事だったそう。 それを適切に処理し、自分の仕事につなげる方法論をここで解説しています。
■堀江さんは他の本もそうなのですが、作家としてもとても文章が上手なので詳しくはぜひこの本を読んでほしいのですが、主に言っているのは「メールは来たら間髪入れずに」 ・返信する ・捨てる ・振り分ける（→プロジェクトごとに分けて保存する） この3つのどれかを、即座にやることに尽きる、ということ。
■堀江さんは受信メールの量が膨大なので、来るメールにキーワードを設定し、「振り分ける」についてはメールソフトが自動的に処理するようセッティングをかけていたそうです。が、わたし含め普通の人は受けるメールはせいぜい1日数10通～100通だと思うので、都度、自分で読みながら振り分けて行くだけでも十分と思います。 そして、受信フォルダの1階層下にプロジェクト別フォルダを作り、返信や受信後、やりとりを取っておきたいメールは「○☓△△企画」や「○☓高校同窓会」のようにフォルダ名を付けて、読んだり処理したら、最初の受信トレイからそこに即、移動させるわけです（○月☓日と日付や時間軸がわかるようにしておくのも大事）。 そして「了解しました」など、保存しておく必要のないただの返事などは、即座に削除。
■こうすると受信トレイのフォルダは、1日が終わると毎日すっきり、空っぽになる。逆に、受信トレイにいま残っているメールが、自分のTODO（いまやるべき仕事）リストなのです。 よく考えればごく当たり前のことなのに、この最後のポイントが、本当にわたしにとっては目からウロコが落ちました。そしてこの日から、2000通たまりにたまっていた、ぐちゃぐちゃの重たーい受信フォルダを整理し、大変でしたが丸2日かけてすっきり、空にしました。
■空っぽ、在庫メールゼロの受信フォルダを見たら、まあなんと気持ちいいことか＼(^0^)／ しかも自分の頭のなかの容量も増えた気に。
前はメールが来るとフォルダが重くなって、楽しい内容のお誘いメールなども「あー、返事書かなきゃ」とちょっと憂鬱な気持ちになることすらあったのですが、いまは、さー、処理するぞ！と嬉しいくらいヽ(´▽｀)/ 取引先からは「さっそくのご返信ありがとうございます」と感謝れまくり、仕事なのに、ゲームをしているような高揚感すら起きます。
そして、これまで「メールの捨て方＆一時保存」について書いたので、明日は「重要メールの長期保存のしかた」について書きます。
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